De nos jours, l’entreprise choisit ses salariés, mais les salariés choisissent aussi leur entreprise, le rapport est de moins en moins unilatéral !
Et ces salariés (et notamment la jeune génération), choisissent leur entreprise selon de nouveaux critères : le bien-être offert, l’équilibre vie pro-vie perso, le sens des missions à effectuer, la reconnaissance...
Les RH deviennent alors clés pour attirer les meilleurs candidats, en offrant une culture d’entreprise forte et unique, et en mettant en place de bonnes pratiques pour développer et entretenir la motivation de leurs collaborateurs.
Pourtant, de nombreuses erreurs continuent à être commises, qui mettent à mal tous les efforts engagés, alors que ces erreurs pourraient être « facilement » évitées.
Nous vous listons à suivre notre top 10 des écueils RH les plus souvent constatés au cours de nos diverses expériences !
1) Négliger l’onboarding du salarié
Nous le savons tous, la première impression est extrêmement importante ! Lorsque votre collaborateur arrive, IL FAUT QU’IL SE SENTE ATTENDU.
Son premier jour est le moment parfait pour lui faire découvrir la maison et ses valeurs, et surtout pour positionner votre entreprise : s’il arrive et que c’est désorganisé, que les gens râlent, qu’on ne s’occupe pas de lui, alors il pensera que votre entreprise n’est ni sérieuse ni désirable !
Le salarié doit être fier et se sentir chanceux d’intégrer votre enseigne. Ainsi, il est indispensable de bien préparer son arrivée et de ne surtout pas l’oublier : on évitera les remarques du style : « Oh bonjour ! Tu commences ce matin ? Attends, j’ai un serveur qui est malade, donc je dois le remplacer. Assieds-toi là et je reviens dès que je peux ! »
Exemple de bonne pratique :
Dans les palaces, les nouveaux salariés sont accueillis le premier jour avec énormément de soin, dans un salon de réception de l’hôtel. Pendant 1, 2 voire même 3 jours, les membres de la direction et les différents responsables viennent se présenter et présenter le groupe, les valeurs et la philosophie de l’enseigne.
Les nouveaux salariés sont servis comme des clients (petit-déjeuner, déjeuner, pause-café, etc..). Ils visitent les différents espaces de l’hôtel (chambres et suites comprises), pour bien connaitre le produit qu’ils vont devoir promouvoir. Ils se sentent alors valorisés et ambassadeurs non seulement d’une maison de renom mais aussi de valeurs de haut niveau.
2) Ne pas avoir de fiches de poste
Trop souvent, les contours d’un poste sont mal définis, ce qui entraîne frustration, démotivation et quiproquos.
Les dirigeants, avant toute embauche ou création de poste, ONT LE DEVOIR de prendre le temps de réfléchir à leur besoin, et aux missions précises qu’ils veulent assigner à chaque poste.
Pour ce faire, il est primordial de formaliser cela avec la rédaction d’une fiche de poste, qui détaillera la ligne hiérarchique, les tâches, les responsabilités, et le profil recherché.
Sans cadre, le salarié ne saura pas exactement quelles sont les attentes de son employeur : il pourra commettre des impairs (ne pas faire quelque chose d’attendu, ou au contraire prendre des initiatives non souhaitées par son manager), et se retrouver frustré en découvrant au fur et à mesure que l’idée qu’il s’était faite du poste est en fait bien loin de sa réalité quotidienne.
Exemples de bonnes pratiques :
Quand on poste une annonce de recrutement, on joint systématiquement une fiche de poste. Cela permet de n’avoir que des candidats répondant aux attentes spécifiées, cela constitue un premier filtre.
Lors des entretiens d’embauche avec les candidats, on parcourt cette fiche de poste et on éclaircit les missions.
Par exemple, on peut préciser dans la fiche de poste que la structure étant petite, le chef de rang peut être amené à faire de la mise en place cuisine. Si le salarié est prévenu, il acceptera de le faire sans aucun problème. En revanche, si on attend d’être confronté à une urgence pour lui demander de le faire, il pourra mal le prendre et même avoir envie de refuser de le faire.
Enfin, dans toute fiche de poste (ou dans le contrat de travail), nous recommandons de préciser que la liste des missions détaillées n’est pas exhaustive et pourra évoluer selon les besoins de l’entreprise (protégez-vous !)
3) Ne pas donner les outils nécessaires
En plus des fiches de poste, il est indispensable de recevoir un salarié dans les meilleures conditions pour qu’il puisse être efficace au plus vite. Son cadre de travail doit être optimal et les outils nécessaires doivent être fournis.
En tant qu’employeur, il est de votre responsabilité de donner les moyens à vos salariés de pouvoir performer. Rien n’est plus démotivant que de travailler dans un environnement imprévisible, où l’on doit "rafistoler" et éteindre les feux en permanence.
Exemples de bonnes pratiques :
Pour un salarié travaillant dans un bureau, il est impératif qu’il dispose dès le premier jour d’un ordinateur configuré, des logiciels requis et du nécessaire de bureau adéquat (papeterie, souris, etc.)
De son côté, un cuisinier/pâtissier doit pouvoir disposer d’une tenue adaptée, à sa taille, et avoir accès à du matériel fonctionnel (four en état de marche, couteaux affûtés, etc.)
4) Négliger les feedbacks
Le feedback est un outil de management clé.
En revanche, attention, à cet égard, le salarié qui vient de rejoindre une entreprise et le salarié qui y est depuis une décennie ne doivent pas être gérés de la même manière.
En effet, un nouveau collaborateur devra être accompagné dans sa prise de poste afin de développer son autonomie, et ce grâce à des retours très réguliers et à des sessions de formation. Il faudra bien le suivre pour qu’il comprenne précisément les contours de son poste et la philosophie de l’entreprise.
Puis, il faudra conserver l’habitude de faire des feedbacks réguliers avec lui, qu’ils soient positifs ou négatifs, de manière formelle ou plus ponctuelle.
De son côté, un salarié qui a dix ans d’ancienneté aura besoin d’être développé, formé sur de nouvelles choses, et challengé dans son quotidien. Des feedbacks réguliers aideront à fixer ces nouveaux objectifs et à les suivre.
Aussi, il faut se décomplexer vis-à-vis des feedbacks négatifs : ne pas dire au salarié ce qui ne va pas, c’est laisser pourrir la situation, c’est ne pas donner la chance au salarié de faire mieux, c'est continuer à être frustré de compenser ce qui ne convient pas. Cela ne sert personne !
Ainsi, n’attendez pas pour faire un retour à vos salariés, ils vous en seront reconnaissants et leur productivité et motivation seront très probablement doublées !
Exemple de bonne pratique :
Prévoir un point toutes les semaines avec ses N-1, en tête-à-tête.
Lors de ce point, aborder les missions à effectuer, les satisfactions et les points d’amélioration notés. Fixer un nouveau cap et détailler les outils pour y parvenir.
5) Ne pas organiser d’entretiens d’évaluation plus formels
Le rôle de vos RH est d’instaurer et même d’imposer des points mensuels, bi-annuels et/ou annuels entre les salariés et leurs managers respectifs.
Les points officiels permettent de parler des sujets délicats, de fixer les objectifs à atteindre, d’évoquer les perspectives d’évolution possibles mais aussi de féliciter le salarié quand tout se passe bien.
Ces points sont valorisants pour les salariés : leurs managers leur consacrent du temps et de l’attention, et les aident à se projeter dans l’avenir grâce à de nouveaux objectifs.
Une petite illustration simple qui dit tout !
Une plante qu’on n’arrose pas est une plante qui se laisse mourir.
Une plante qu’on arrose trop d’un coup meurt aussi.
Pour vivre, la plante doit être arrosée de manière régulière, et selon ses besoins (selon le cadre, la lumière, le type de plante…) : il faut s’adapter et tenir le rythme !
6) Ne pas expliciter la vision de l’entreprise
Du fait de nos différentes expériences, maisons, formations, nous avons chacun des façons d’agir et de penser bien distinctes.
Ainsi, intégrer une nouvelle entreprise, c’est apprendre une nouvelle culture, et adhérer à un mode de pensée spécifique et unique. Si vous ne l’explicitez pas, le salarié ne pourra pas s’adapter !
Ainsi, il ne faut pas s’attendre à ce que le salarié soit au courant de tout, il est primordial de le guider en expliquant vos habitudes et préférences et en lui montrant la première fois comment vous aimeriez que les choses soient faites !
Exemple de bonne pratique :
Chez certains, la sauce hollandaise se cuit au bain-marie tandis que chez d’autres cette cuisson se fait au Thermomix ou encore au siphon.
Le nouveau salarié ne connait peut-être pas toutes ces techniques, et dans tous les cas, il ne sait pas laquelle vous souhaitez utiliser : c’est pourquoi il faut prendre le temps au début de lui expliquer clairement la méthode souhaitée.
7) Croire que ce qui est évident pour vous l’est pour vos collaborateurs
Non, ce qui est une évidence pour vous n’en est pas forcément une pour d’autres. C’est pourquoi, quand une situation, une mauvaise réalisation, une formulation différente vous frustrent, il est impératif de prendre un moment et de se poser des questions avant de faire un retour négatif à votre collaborateur : quelles sont les raisons qui ont poussé à l’exécution de cette tâche de telle ou telle autre manière ? Ai-je explicité mes attentes ? Est-ce que la mission demandée est claire pour mon collaborateur ?
Exemple de mauvaise pratique :
Un chef de partie en pâtisserie demande à son stagiaire de mettre « sous vide » les 20 boîtes de fraises, séparément. Le pâtissier réalise alors que le stagiaire est en train de mettre les boîtes (hermétiquement fermées) dans les sacs sous vide au lieu de vider le contenu des boîtes directement dans les sacs sous vide. Le pâtissier ironise au lieu de comprendre et se dit que le stagiaire n’est pas au niveau.
Mais en réalité, qui est fautif dans l’histoire ? Et qui en paie le prix ? N’aurait-il mieux pas valu prendre 2 minutes pour expliquer ce qui était attendu, et vérifier que c’était clair pour le stagiaire ?
8) Court-circuiter ses N-1
Le court-circuit est une erreur extrêmement répandue, et extrêmement démotivante pour les N-1 !
Cela arrive surtout dans les sociétés en croissance et en structuration : souvent, le fondateur a eu l’habitude de tout gérer, et du coup, même en ayant maintenant des relais forts, il continue à vouloir tout contrôler, et à donner des consignes aux salariés, sans passer par ces relais forts.
Un directeur/chef qui donne des ordres aux opérationnels sans que leur manager direct ne soit au courant remet en cause, sans le vouloir, la crédibilité de ce manager.
Un manager qui s’entend dire par ses salariés « c’est le directeur/ chef qui me l’a dit » ressentira un manque de respect vis-à-vis de son rôle et cela pourra créer des frustrations au sein du groupe.
En outre il perdra en crédibilité vis-à-vis de ses équipes, car il ne sera pas au courant.
Ainsi, en bon directeur ou chef, il est impératif de respecter la hiérarchie pour que chacun de vos collaborateurs se sente valorisé et respecté en fonction du poste qu’il occupe.
N’oubliez pas également que le court-circuit ne permet pas la performance, car alors vous ne permettez pas à vos managers de faire le suivi nécessaire, puisqu’ils ne sont pas au courant, ou se sentent déresponsabilisés !
9) Ne pas savoir communiquer
Le plus grand écueil de la communication, c’est de penser qu’elle a eu lieu !
Souvent, les managers ne communiquent pas systématiquement avec leurs équipes, pour diverses raisons :
Ils sont concentrés sur les opérations, sur leurs nombreuses missions, ils ne prennent pas le temps
Ils n’ont pas le recul nécessaire pour se rendre compte qu’il y a un besoin de communication
Ils ont peur de se confronter aux collaborateurs lorsqu’une situation les met mal à l’aise
Ils pensent que c’est évident et que tout le monde le sait (cf. écueil n°7 !)
Or, il est PRIMORDIAL de mettre en place des circuits de communication systématique pour s’assurer que :
Chaque grande décision est partagée à toutes les personnes concernées, sans oubli possible
Chaque information un peu compliquée ou anxiogène est expliquée et décryptée afin de rassurer, et surtout d’éviter les effets néfastes de spéculations et bruits de couloir
Les collaborateurs vont bien, comprennent les messages, et adhèrent aux positions prises par l’entreprise
Une bonne communication, c’est aussi ne pas prendre les gens pour des idiots. Lorsque c’est la crise, il faut le dire. Lorsque c’est une mauvaise nouvelle, il ne faut pas l’emballer dans du papier cadeau et faire croire que c’en est une bonne.
On croit souvent à tort que cela sera plus facile à faire passer, or cela démotive et sème le doute dans l’esprit des salariés.
Il faut aussi valoriser les salariés et les impacts qu’ils ont dans l’entreprise.
Exemples de bonnes pratiques :
Instaurer des mémos et des mailing lists.
Organiser des assemblées générales, des réunions d’équipes.
Si vous êtes en difficulté financière et devez demander à un salarié de passer en coupure pour optimiser la masse salariale, expliquez-lui honnêtement la situation : «nous traversons une phase difficile pour l’entreprise ; J’ai besoin de te passer en coupure. Ce n’est pas drôle je le sais, mais j’ai besoin de ton aide pour assurer la survie de l’entreprise. Tu joues un rôle clé et dès que je pourrai je te repasserai en shift continu. Mais pour le moment j’ai besoin qu’on se serre les coudes ».
10) Ne pas investir dans la formation de ses équipes
Vous l’aurez compris, accompagner les encadrants et leurs équipes est primordial pour être/devenir une entreprise où il fait bon travailler !
Certaines personnes n’ont pas forcément les compétences, la connaissance ou viennent simplement d’un autre milieu et pour les outiller, il existe de plus en plus de formations pour assurer une bonne intégration dans les équipes.
Un salarié dans lequel on investit est un salarié valorisé qui n’hésitera pas à s’impliquer davantage !
Exemple de bonne pratique :
Vous venez de promouvoir un chef de rang à un poste de superviseur. Sa nouvelle prise de poste doit être accompagnée.
En effet, le salarié va passer d’un rôle d’exécution à un rôle de management et de contrôle. Les compétences et l’attitude requises ne sont pas les mêmes.
Ainsi, en tant que dirigeant, votre rôle sera d’assurer une transition fluide et de le former et de lui donner tous les outils nécessaires pour lui permettre de performer dans ses nouvelles fonctions.
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