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Restaurateurs : pourquoi vous devez absolument avoir des comptes de résultat mensuels !


Vous le savez mieux que personne, dans le secteur de la restauration, l’activité est corrélée à différents facteurs externes tels que la concurrence, la saisonnalité ou encore l’événementiel autour de votre point de vente.


Circonstance aggravante, la situation actuelle réduit énormément la visibilité sur le niveau d’activité à attendre (pour ceux d’entre vous qui sont restés ouverts) et sur une possible réouverture (et ce avec une capacité plus ou moins limitée, on ne sait pas encore !).


Pourtant, même dans ce contexte, vous devez vous assurer que votre activité reste rentable.


Deux ratios clés doivent notamment être contrôlés :

  • Le food cost ou coût matières premières. Comme vous gérez une quantité importante de denrées périssables et de produits frais vous devez avoir des prévisions au plus proche de la réalité pour à la fois limiter les pertes et éviter les ruptures (un vrai jeu d’équilibriste !)

  • Le staff cost ou coût de la masse salariale, qui doit lui aussi rester proportionnel à votre activité (surtout que le chômage partiel permet une flexibilité inédite à ce niveau-là)


Il faut donc :

  • A priori : anticiper, pour adapter son staffing, ses commandes et ses livraisons au chiffre d'affaires attendu, afin de maintenir son activité à flot

  • A posteriori : savoir ce qu’on a vraiment fait, analyser ses résultats, et réagir rapidement en cas de mauvaise surprise


Pour ce faire, des outils d’analyse et de prédiction sont nécessaires, afin de ne pas subir mais d’être pleinement conscient des tenants et aboutissants et de pouvoir redresser la barre !


Comment en effet piloter et gagner quelques précieux points de rentabilité quand on ne sait pas exactement ce qu’on fait et où cela pèche ?


Pour ne pas dépendre à 100% de votre cabinet comptable qui en général, ne fait pas de budgets pour vous, et vous fournit vos comptes de résultat réels plusieurs mois après (ce qui n’est pas très pratique pour réagir rapidement !), nous vous recommandons de développer vos propres outils pour gérer à la semaine ou au mois.


La construction d’un compte de résultat type, qui vous permettra de faire des prévisionnels (ce qu’on appelle communément un budget) et des bilans de ce qui a été réellement réalisé est l’un des outils clés, mais cet exercice est loin d’être évident et certains points méritent une attention toute particulière !


Mais pas de panique : dans ce contexte où la solidarité est nécessaire, le bureau ON vous donne ses meilleures astuces pour réaliser des comptes de résultat adaptés, souples et simples !


P.S. : lisez-nous jusqu’au bout, on vous offre un outil de suivi super simple et efficace à la fin ! 😊



1) Qu’est-ce qu’un compte de résultat ?


Le compte de résultat est ce qu’on appelle en anglais le « P&L » (« profit and loss statement »). Avec la traduction anglaise, on comprend mieux que c’est le document qui regroupe et détaille les sources de revenus et les différents coûts de votre entreprise.


Dans les revenus, on pourra trouver le chiffre d’affaires (CA) global et éventuellement détaillé par type d’activité (restauration sur place, à emporter, livraison, traiteur, événementiel…).


Dans les coûts, on trouvera les fameux coûts de matières premières (food cost) et de masse salariale (staff cost) mais aussi les coûts opérationnels, les frais administratifs, et les coûts fixes comme le loyer.


Le compte de résultat est un document obligatoire qui vous est généralement transmis par votre comptable une fois par an avec le bilan.


Dans cet article, nous nous penchons sur le compte résultat que vous allez réaliser vous-même dans plusieurs cas :

  • L’ouverture d’un nouveau point de vente

  • La réalisation de vos budgets

  • L’analyse des performances passées


2) Quand et pourquoi construire un compte de résultat ?


Anticipation : ouverture d’un nouveau point de vente


Lorsque vous envisagez d’ouvrir un nouveau point de vente, vous devez estimer son niveau d’activité et sa rentabilité. Le compte de résultat est alors établi sur 3 à 5 ans et fera partie de votre business plan que vous pourrez par exemple fournir pour appuyer une demande de financement.


Vous devez établir plusieurs scenarii d’activité pour déterminer les conditions dans lesquelles votre activité sera rentable et connaître les coûts que vous pouvez assumer.


Par exemple, la différence de loyer entre deux fonds de commerce pourra constituer un élément déterminant dans votre choix, car l’un des locaux aura un loyer trop cher pour votre business model. Inversement, si vous avez déjà identifié un local (et que vous avez connaissance du loyer), vous pourrez déterminer le nombre de couverts que vous devrez atteindre pour vous permettre de louer ce local.


En adaptant le nombre de couverts, vous pourrez également connaître votre point mort (CA à partir duquel vous commencez à être rentable et à gagner de l’argent) en fonction de vos coûts.


N’oubliez pas : quand on ouvre un restaurant, impossible de se lancer dans une telle aventure sans estimer avec précision les coûts et les bénéfices possibles !



Anticipation : élaboration de budgets – Plus qu’utile en ce moment !


De la même manière, pour un point de vente déjà ouvert, les coûts et les revenus peuvent évoluer (c’est certainement le cas avec la pandémie !). Il faut continuer à envisager différents scenarii pour savoir dans quelles conditions votre activité reste rentable.


La construction d’un compte de résultat vous permet de prendre le temps de déterminer vos ratios variables cibles (notamment le food cost et le staff cost) en fonction de votre activité, et ainsi de connaître vos objectifs.


Déterminer les performances à atteindre est la première étape avant de tout mettre en œuvre pour y arriver !


Toute la gymnastique consiste à adapter les hypothèses afin de pouvoir étudier différents scenarii et leurs conséquences. Ensuite, vous pourrez adapter vos actions ou vos ratios.


Par exemple, si vous visez un ratio de staff cost de 30% et que vous vous rendez compte grâce à votre compte de résultat que vous êtes à 35% au réel actuellement, vous savez que vous devez tenter de :

  • Augmenter votre CA (leviers : nombre de clients, ticket moyen et/ou mix des canaux de vente)

  • Réduire votre effectif, mettre du personnel en chômage partiel, ou favoriser des contrats de travail flexibles pour pouvoir vous adapter aux baisses d’activité


À l’inverse, si votre ratio de staff cost est de 25% avec un objectif de 30%, vous savez que vous pouvez par exemple embaucher une nouvelle personne si vous en avez besoin car vos revenus sont suffisants, et cela permettra d’améliorer le niveau de service.


Point d’attention : vos ratios peuvent également être trop bas. Par exemple, si votre ratio de food cost est trop bas (en dessous de 20% en général), cela veut dire que vos prédictions sont trop basses ou qu’il y a un risque important de baisse de qualité ou de quantité sur les produits servis.


De même, un ratio de staff cost très bas peut vouloir dire que vos équipes sont très efficaces certes, mais aussi qu’elles sont débordées. Le risque est alors qu’elles servent mal vos clients ou qu’elles quittent votre restaurant. L’argent que vous aurez pu économiser sur les salaires sera perdu sur votre CA (moins de clients car pas satisfaits du service) ou à dépenser en recrutement et formation (pour remplacer la ou les personne(s) partie(s)).


Analyse : performances actuelles et passées


Vous pouvez également réaliser des comptes de résultat en les remplissant avec vos coûts et revenus effectifs. À ce moment-là, vous aurez l’image réelle de votre activité.


C’est l’occasion de récolter et d’analyser des informations plus détaillées que celles fournies par votre cabinet comptable (qui sont souvent données sur une année et non par mois).


Ainsi, vous devrez attendre moins longtemps pour pouvoir réagir. En effet, il est assez fréquent que les restaurateurs ne reçoivent leur compte de résultat de l’an passé qu’au mois d’avril de l’année suivante et 4 mois se sont donc déjà écoulés avant de pouvoir connaître ses performances et redresser la barre.


Les comptes de résultat au « réel » constituent aussi une très bonne base pour construire vos budgets (c’est-à-dire vos comptes de résultat prévisionnels) puisqu’ils fournissent un historique précis des résultats passés.


Par exemple, cela vous servira à prévoir votre CA prévisionnel par mois en vous basant sur le CA mensuel réalisé, et si votre cabinet comptable ne vous fournit qu’un compte de résultat annuel cela sera vraiment clé pour faire des budgets pertinents.


C’est particulièrement intéressant lorsque votre activité est contrainte à une saisonnalité. Par exemple, grâce à l’historique de vos ventes et de vos coûts de janvier dernier, vous possédez des éléments de base pour estimer vos performances de janvier prochain.



3) Comment faire ? La méthode !


Construire une matrice type


L’option la plus simple est de demander un compte de résultat mensuel à votre cabinet comptable. Cela sera déjà pas mal, même si vous l’avez compris, le risque est que vous ayez les résultats un peu trop tard pour rectifier le tir rapidement !


L’option la plus adaptée est de construire une matrice type « maison » dans laquelle vous allez ensuite rentrer vos hypothèses chiffrées (si vous avez la chance d’avoir un département financier, ce dernier devrait clairement pouvoir vous aider !).


L’idée est de lister de façon méthodique et ordonnée d’abord vos revenus puis vos coûts. On suivra un modèle de compte de résultat pour classer chaque montant dont voici un exemple :



Comme vous pouvez le voir, l’ordre des lignes est important car il permet de dégager des montants et des ratios clés qui sont déterminants dans la rentabilité de votre point de vente.


On commence avec le CA, et à chaque étape il s’agit de déduire les coûts.


On commence par déduire le food cost (coût matières premières) du CA pour obtenir la marge brute.






Généralement, dans la restauration :

  • La marge brute représente entre 65 et 80% du CA HT

  • L’excédent brut d’exploitation est compris entre 10% et 15% du CA HT

  • Le résultat net est rarement supérieur à 10%-12% du CA HT

Bien entendu, ce sont des ordres de grandeur, il peut y avoir des particularités en fonction de votre type d’activité.


Remplir la matrice


Si vous réalisez un compte de résultat avec vos données effectives, il vous suffit de reprendre vos CA et factures pour remplir chaque ligne.


Sinon, voici un détail du calcul des revenus et des coûts pour pouvoir les estimer. De façon générale, vous pouvez également appliquer des taux : un taux de croissance pour ne pas recalculer votre CA à chaque mois ou un taux d’inflation pour votre loyer chaque année par exemple.


  • Calculer votre chiffre d’affaires


Pour estimer vos revenus, en restauration, vous pouvez vous baser sur le nombre de commandes, le mix des canaux de ventes (sur place, à emporter, en livraison) et le ticket moyen par canal de vente. Un calcul assez simple et fiable est :


Nombre de clients moyen par jour x ticket moyen x nombre de jours d’ouverture.


  • Calculer vos coûts

De façon méthodique, il faudra lister tous les postes de dépenses de votre restaurant.


Dans la restauration, les deux plus gros coûts sont le coût des matières premières (food cost) et le coût de la masse salariale (staff cost) qui ensemble forment le prime cost qui représente entre 45% et 75% du CA.


Ils sont également importants car ce sont les coûts sur lesquels vous avez le plus de pouvoir puisqu'ils sont variables. On va donc plutôt les regarder en pourcentages. Car ce qui compte, c’est qu’ils évoluent en fonction du CA pour toujours représenter plus ou moins le même pourcentage de vos ventes.


Par exemple, un mois où vous réalisez un CA de 100 000€ HT, si vous avez un food cost budgété à 30%, votre food cost doit représenter 30 000€ HT. Cependant, si le mois suivant, vous réalisez un CA de 50 000 €, votre food cost ne doit plus être de 30 000€ mais de 30% de 50 000€, soit 15 000€.


Pour plus de précisions sur le food cost, nous avons regroupé nos meilleurs conseils dans un autre article de blog (https://www.on-lebureau.com/post/comment-pr%C3%A9server-son-food-cost-malgr%C3%A9-le-contexte-changeant).


Bien entendu, le staff cost est moins rapidement adaptable, mais sur le long terme, si votre CA augmente ou baisse fortement, vous devrez obligatoirement faire évoluer votre effectif.


Pour les autres coûts, il faudra reprendre ou estimer vos factures selon leur montant et leur typologie (par exemple votre crédit n’est généralement pas indexé à votre CA et le remboursement de vos intérêts ne baissera donc pas si votre CA s’effondre. En revanche vos coûts de produits d’entretien devraient baisser si votre activité baisse).



4) Les points d’attention pour faire des prévisions


  • Afin de remplir votre compte de résultat prévisionnel de façon réaliste, la première chose que vous devez faire c’est de reprendre l’historique et vos anciens comptes de résultat pour avoir un ordre de grandeur et également une idée de l’évolution (c’est-à-dire de la croissance) de votre CA


  • Il faut également prendre en compte la saisonnalité, le contexte et les événements à venir notamment si vous détaillez votre compte de résultat et votre CA par mois. Par exemple, si vous avez un concept de bar à salades, il est possible que votre activité soit plus intense en été qu’en hiver. De même, si un événement important a lieu dans votre ville/quartier, vous pouvez anticiper une activité plus intense car vous aurez plus de clients potentiels


  • L’enjeu du compte de résultat est de déterminer les CA et les coûts selon lesquels votre modèle économique est viable. C’est l’occasion de vous fixer des KPI (Key Performance Indicators : indicateurs clés de performance) cibles afin de savoir ensuite ce que vous devez réaliser (CA, ticket moyen, nombre de clients, food cost, staff cost, etc.)


  • Si vous avez plusieurs points de vente, n’hésitez pas à communiquer entre les points de vente afin de bénéficier des bonnes pratiques existantes. C’est aussi l’occasion de mettre en perspective les prédictions en fonction des particularités des points de vente


  • Enfin, il est essentiel de faire plusieurs scenarii afin de bien se préparer et de pouvoir anticiper. Par exemple, vous pourrez budgéter de n’ouvrir que le midi ou le midi et le soir, vous pourrez regarder la différence entre une activité avec 100% de vos places assises et uniquement 50% à cause de la distanciation sociale, etc. Le but, vous l’avez compris, est d’avoir un état des lieux en fonction des différentes conditions et de voir rapidement quelles conditions permettent la rentabilité, pour ne pas se laisser surprendre !



5) Et maintenant, que faire de ce compte de résultat ?


Vous l’avez vu, le compte de résultat est un outil très puissant :

  • Pour budgéter les résultats attendus, que ce soit en ouverture de point de vente, ou pour budgéter l’activité des mois à venir. C’est une façon d’anticiper et de savoir ce que vous pouvez vous permettre

  • Pour se rendre compte des résultats réalisés et pouvoir prendre les actions correctives nécessaires pour améliorer encore plus la rentabilité. Et si votre activité est déjà rentable, c’est super et alors pourquoi ne pas investir dans d’autres projets : l’ouverture d’un nouveau point de vente, la rénovation de votre restaurant, le développement en franchise, la formation des équipes, etc. ?


Vous pouvez également comparer vos comptes de résultat au fil du temps pour analyser la différence entre le réel et le budgété, et réconcilier/justifier ces écarts et ainsi pouvoir affiner vos hypothèses à l’avenir !


***


Pour conclure, la construction du compte de résultat est un exercice réalisable avec un peu de patience et de rigueur.


Il est infiniment utile pour faire des prédictions, fixer vos KPI cibles et suivre la rentabilité de votre restaurant.


C’est un document qui peut s’avérer long à construire mais n’oubliez pas que c’est un investissement, qui saura vous rapporter beaucoup.


Comment en effet piloter si on est à l’aveugle ?


Pour vous aider, nous avons développé avec l’aide de notre expert-comptable (pour une précision irréprochable 😉) un outil Excel complet avec toutes les formules préremplies. Il est ULTRA simple d’utilisation : vous n’avez qu’à rentrer les valeurs de votre choix (et jouer avec pour voir la différence !) et analyser les synthèses ! Cela permet de se préparer au mieux à tous les scénarii possibles !


Nous avons également développé deux outils de suivi du food cost et du staff cost qui sont aussi ludiques et faciles à utiliser au quotidien.


Et comme on sait que le contexte est difficile, nous vous offrons

l’outil de suivi du staff cost !


Pour l’obtenir et/ou pour demander une démonstration des autres outils, n’hésitez pas à contacter Hélène, qui sera ravie de vous aider ! helene@on-lebureau.com.


(+ Détail des kits sur : https://www.on-lebureau.com/).