C’est la rentrée, et la rentrée rime avec… Budgets !
Après un mois d’août de déconnexion et de détox digitale, nous reprenons la rédaction de nos articles de blog afin de vous aider à préparer au mieux la rentrée et notamment en construisant de beaux budgets !
Pourquoi est-ce important de construire son budget de l’an prochain ?
Tout d’abord, de manière générale, faire un budget prévisionnel est primordial pour :
Définir les objectifs de l’année suivante
Fournir à vos équipes les chiffres clés à atteindre/respecter. C’est un outil qui guide et qui motive !
Vous assurer de la rentabilité de votre activité, et mieux contrôler vos coûts
Mais c’est d’autant plus vrai cette année, qui ne ressemble pas aux précédentes, et qui demande donc de poser à plat son business model et d’adapter sa stratégie dans le contexte du Covid-19 !
Convaincu ? Alors c’est parti, nous vous livrons dans cet article notre marche à suivre pour un budget 2021 réussi (et rassurant) !
1. La méthode
Avec le contexte actuel, c’est le moment propice pour prendre du recul par rapport à son modèle économique et pour s’assurer de son optimisation.
Par exemple, vous pourrez décider d’optimiser une masse salariale trop importante ou encore un loyer trop cher (à négocier au vu des circonstances !)
Pour avoir un budget atteignable mais qui soit aussi intéressant d’un point de vue résultat, il est important de se fixer des objectifs stratégiques adaptés à la situation :
Définir de nouveaux circuits de distribution (livraison, vente à emporter, B to B ou autre)
Diversifier sa clientèle (vous dépendiez beaucoup de la clientèle étrangère ? Il va falloir vous adapter pour développer votre clientèle locale !)
Créer de nouvelles offres pour un service continu ( = chiffre d’affaires étalé sur toute la journée)
Nous ne savons pas comment la pandémie actuelle va évoluer. C’est pourquoi nous vous proposons de mettre en place 2 budgets (oui cela prend plus de temps, mais cela pourra vous protéger et vous rassurer en cas de résurgence forte du virus) :
1 scénario très conservateur, en tenant compte du nombre très limité de touristes et d’événements, et du fait que le télétravail va rester une norme encore quelques temps. Dans ce cas, budgéter vous permettra de savoir rapidement si votre activité peut rester rentable, et si oui dans quelles conditions. Cela vous amènera à prendre des décisions structurantes fortes qui vous mettront à l’abri des mauvaises surprises (la non-action risquant d’accélérer les effets de la crise sinon…)
1 scénario « normal » (ne négligeant pas l’impact du Covid-19, mais misant sur un certain retour du tourisme de loisirs et d’affaires, y compris venant de l’étranger). À ce moment-là, vous pourrez adopter une méthode de budgétisation plus classique, qui tiendra compte de votre historique (et de sa saisonnalité) ainsi que des grands événements porteurs de chiffre d’affaires (salons, Roland Garros, coupes du monde, fashion weeks, fêtes de fin d’année, vacances scolaires etc.)
2. Surveiller de près son prime cost
Afin de bien construire votre budget, il faut prévoir de manière assez précise ce qu’on appelle le prime cost.
Prime cost = food cost (coût matières premières) + staff cost (masse salariale).
Le prime cost représente les deux plus gros postes de dépenses variables dans la restauration, sa bonne gestion est donc indispensable. On le sait, la rentabilité des restaurants est souvent faible, aussi chaque % de prime cost est déterminant pour avoir in fine un résultat net positif ou négatif (cet indicateur faisant sérieusement pencher la balance !)
En général, le prime cost représente entre 55 et 75 % du chiffre d’affaires HT.
Budgéter son prime cost permet de voir si l’offre et l’organisation sont adaptées, et si des ajustements sont nécessaires (par exemple : supprimer une recette qui revient à trop cher, éliminer un ingrédient sujet à trop de pertes car le conditionnement est trop grand, remplacer un temps plein par un temps partiel…)
Vous l’aurez compris, poser à plat ses coûts permet de noter les points de vigilance à corriger pour la rentrée.
Cela peut concerner des postes de dépenses importants mais également des dépenses plus petites mais ayant de gros impacts à la fin de l’année.
Voici quelques exemples :
- Les produits d’entretien :
La surconsommation de produits d’entretien est très courante en restauration. Les salariés sont rarement sensibilisés aux quantités à respecter et aux règles d’utilisation. C’est pourquoi vous pouvez facilement vous retrouver avec des factures très importantes de produits ménagers alors que vous pourriez n’en payer que les deux tiers ou même la moitié.
Heureusement, il existe des petites astuces pour faire de belles économies :
Commander les produits dans des grands contenants (moins onéreux que de commander en plusieurs petites unités). Avec un contenant rechargeable adapté et en respectant les dosages et le temps d’action recommandés, vous pourrez réduire votre consommation de manière significative, ainsi que votre facture et votre impact écologique (un plus à ne pas négliger)
Former et sensibiliser vos équipes
Vous pouvez aussi estimer la durée de vie d’un bidon de produit, et mettre la date sur chaque bidon que vous ouvrez. Cela vous permettra d’évaluer à la fin en combien de temps le bidon aura été vidé au réel
- Les emballages et consommables :
Les emballages et consommables représentent également un poste de dépense significatif dans tout restaurant, surtout avec le développement de la livraison et de la vente à emporter.
Il est très important de sensibiliser vos salariés au respect des quantités à donner au client, notamment pour les serviettes, touillettes, tasses à café etc… Définir des quotas par client pourrait donner à vos salariés un bon cadre à suivre et avoir un impact positif sur vos dépenses (ça ne sert à rien de donner 5 serviettes au même client ! 😉)
Vous pouvez aussi profiter du contexte pour arrêter de mettre ces produits en libre-service (ce n’est pas très hygiénique, cela vous donne donc un argument imparable pour expliquer ce changement), et les donner dorénavant à la demande.
Pensez aussi à réduire vos emballages grâce à la mise en place de vraie vaisselle pour vos repas du personnel !
- La vaisselle :
Avant la crise du Covid-19, les services pouvaient être mouvementés et entraîner pas mal de casse. Le fort volume d’activité permettait de couvrir ces frais sans trop y porter d’importance. Aujourd’hui, cela a changé car avec les impacts de la pandémie, il faut surveiller les dépenses en arts de la table avec attention. Sensibiliser vos salariés devient indispensable (et pourquoi ne pas mettre en place des rémunérations variables si la casse baisse fortement ?)
Enfin, attention aux commissions de livraison (de Deliveroo, Uber Eats…), qui peuvent faire basculer votre résultat net dans le négatif ! Il peut ainsi être judicieux d’adapter une offre particulière pour ce circuit de distribution, qui doit clairement faire l’objet d’une stratégie à part.
3. Nos astuces et conseils
C’est souvent oublié ou négligé, mais vos salariés sont les acteurs clés de votre activité, c’est pourquoi vous ne pourrez pas atteindre les résultats escomptés sans une communication financière adaptée auprès de vos équipes !
Bien entendu, il faut adapter le niveau de partage d’information au niveau de responsabilité de chacun. Il faut sensibiliser :
Le chef sur le food cost (commandes, surdosage, pertes, etc.)
Les équipes de cuisine sur les pertes et sur le surdosage
Les plongeurs sur la bonne utilisation des machines de nettoyage
Les plongeurs et les serveurs sur la casse
Tous sur la bonne utilisation des produits d’entretien
Les managers sur le chiffre d’affaires, le ticket moyen, le prime cost, et toutes les autres dépenses opérationnelles
Nous vous recommandons également de mettre en place des primes sur objectifs. Un petit bonus booste toujours l’attention des équipes et leur motivation !
Un autre conseil clé est de mettre en place des comptes de résultat mensuels si ce n’est pas déjà le cas. Demandez-le à votre cabinet comptable.
Cela vous permettra de piloter au mieux votre point de vente et d’adapter votre gestion des coûts variables (n’oubliez pas que ces coûts varient en fonction de l’activité, c’est pourquoi il est important d’analyser ces chiffres en % des ventes plutôt qu’en valeur absolue).
Avec la période difficile que l’on traverse, il est plus que jamais important d’avoir une approche stratégique, et de tout surveiller de très près. Plus votre stratégie sera adaptée et votre gestion affinée, mieux vous arriverez à tirer votre épingle du jeu dans ce contexte de crise.
Dans le cadre de notre offre Demain !, le bureau ON s’est associé à PAARI Conseil (spécialisé dans le management de transition et le contrôle de gestion, et dont la fondatrice est expert-comptable) pour vous aider dans la reprise de votre activité. Nous vous y proposons un soutien complet incluant l’élaboration / la révision de vos budgets et de vos plans de trésorerie, la sensibilisation et la formation de vos équipes, mais aussi l’audit de votre point de vente pour la mise en place d’une stratégie commerciale gagnante à travers des leviers d’optimisation concrets.
N'hésitez pas à nous contacter pour plus d’information : helene@on-lebureau.com
Bonne rentrée à tous !