La présente Politique de Confidentialité définit les données personnelles, précise quels types de données personnelles nous collectons et à quelles fins, comment nous les traitons et quels sont vos droits à cet égard. Particulièrement conscients de la sensibilité de ces données, nous nous engageons à en prendre le plus grand soin.

Date de dernière modification : 20 avril 2021.

 

1. DÉFINITION DES DONNÉES PERSONNELLES

Les données personnelles correspondent aux informations relatives à une personne identifiée ou identifiable, par exemple des données telles que vos coordonnées.

 

2. PRINCIPES GÉNÉRAUX DU TRAITEMENT DES DONNÉES PAR LE SITE WEB WWW.ON-LEBUREAU.COM ET PAR LE BUREAU ON (représentés par la société VIVENDA COMMUNICATION)

Nous appliquons les principes suivants lors du traitement de vos données personnelles :

Nous ne collectons des données personnelles qu’à des fins spécifiées, explicites et légitimes : améliorer votre expérience et vous apporter les conseils les plus appropriés.

Nous ne collectons pas de données au-delà de ce qui est nécessaire pour remplir ces objectifs.

Nous n’utilisons pas de données personnelles à d’autres fins que celles pour lesquelles elles ont été collectées, hormis ce qui est spécifié dans la présente ou avec votre consentement préalable.

Nous ne transférons pas les données personnelles à des tiers, hormis ce qui est spécifié dans la présente ou avec votre consentement préalable.

Nous faisons de notre mieux pour veiller à ce que les informations soient à jour et vous encourageons à vérifier périodiquement vos données personnelles.

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre toute destruction accidentelle ou illicite ou contre la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite.

Hormis ce qui est spécifié dans la présente, nous ne conservons pas les données personnelles au-delà de la durée nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel elles ont été collectées ou pour lequel elles font l’objet d’un traitement ultérieur, sauf lorsque la loi l’exige.

 

3. DONNÉES PERSONNELLES QUE NOUS COLLECTONS ET TRAITONS

Les données personnelles que nous collectons et traitons concernent votre adresse e-mail, votre nom et votre entreprise, que nous collectons avec votre consentement lors de votre inscription pour recevoir des documents gratuits, ou vos coordonnées, lorsque vous déposez un message via notre formulaire de contact sur le site.

Aucune donnée bancaire n’est collectée ni traitée par le bureau ON.

 

4. COMMENT UTILISONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ? QUELLES SONT LES FINALITÉS DU TRAITEMENT ?

La collecte et le traitement de vos données personnelles répondent aux finalités suivantes :

• Vous contacter par e-mail pour vous envoyer les documents gratuits demandés ainsi que vous tenir informé de l’actualité du site web et du bureau ON via des e-mails type newsletters ou e-mails personnalisés de propositions de nos services ou d’information sur l’actualité du bureau ON. Nous vous fournissons des informations sur les contenus publiés sur le site web ou sur le bureau ON, sur ses actualités, événements, concours et autres contenus similaires en rapport avec le site web ou avec le bureau ON

• Nous permettre d’effectuer les actes relatifs à la gestion de nos Clients concernant : les contrats ; les commandes ; les livraisons ; les factures ; la comptabilité et en particulier la gestion des comptes clients

• Nous permettre d’élaborer des statistiques commerciales 

• Nous permettre de procéder à la gestion de vos demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition

 

5. CONSERVATION ET TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Vos données personnelles sont conservées et traitées au sein de l’Espace économique européen (EEE).

En cas de transfert de vos données personnelles vers un pays tiers, tel que défini dans le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), des lois et réglementations valables concernant de tels transferts sont observées, et des garanties juridiques et de sécurité applicables sont prises avant de tels transferts.

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6. TRANSMISSION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES À DES TIERS

Nous ne vendons pas vos données personnelles et nous ne les partageons pas avec des tiers, sauf exceptions ci-dessous définies.

Nous pouvons transmettre vos données personnelles à des tiers dans la mesure requise par la loi, par une ordonnance du tribunal ou par une décision rendue par une autorité publique compétente à des fins de maintien de l’ordre.

En outre, nous pouvons partager vos données personnelles avec les tiers suivants :

1. Tiers pour établir, faire valoir ou défendre les droits de la SARL VIVENDA COMMUNICATION

2. Tiers en cas de fusion, vente, joint-venture, affectation, transfert ou autre cession de tout ou partie des actifs de la SARL VIVENDA COMMUNICATION (y compris et sans restriction dans le cadre d’une procédure de faillite ou similaire)

3. Autres tiers soumis à votre consentement

Lorsque nous transmettons vos données personnelles à un tiers, nous prenons toutes les mesures raisonnables pour veiller à ce que ces tiers soient liés par des obligations de confidentialité concernant la protection de vos données personnelles. La transmission est opérée conformément aux exigences légales, y compris par la passation d’accords de traitement des données avec les tiers concernés, afin de veiller à ce que les données personnelles soient uniquement traitées conformément à nos instructions, à la loi et aux réglementations en vigueur, et pour l’utilisation spécifiée par nos soins, et pour appliquer les mesures de sécurité adéquates.

 

7. DURÉE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Nous conservons vos informations pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. La durée pendant laquelle nous conservons les informations dépend des fins pour lesquelles nous les avons collectées et les utilisons.

Les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, ou conservées au titre du respect d’une obligation légale, font l’objet d’une politique d’archivage d’une durée équivalente à la prescription en matière civile et commerciale, à savoir 5 ans.

Les données des Clients utilisées à des fins de prospection commerciale seront conservées pendant un délai de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale (terme du contrat de vente/prestation de services ou dernier contact émanant du Client).

Les données à caractère personnel relatives à un prospect non-Client seront conservées pendant un délai de 3 ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect (par exemple, une demande de documentation ou un clic sur un lien hypertexte contenu dans un e-mail).

Au terme de ce délai de 3 ans, le responsable de traitement pourra reprendre contact avec vous afin de savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des sollicitations commerciales.

En l’absence de réponse positive et explicite de votre part, les données seront supprimées.

Concernant la gestion des listes d’opposition à recevoir de la prospection : lorsqu’une personne exerce son droit d’opposition à recevoir de la prospection auprès d’un responsable de traitement, les informations permettant de prendre en compte son droit d’opposition seront conservées au minimum 3 ans à compter de l’exercice du droit d’opposition. Ces données ne peuvent en aucun cas être utilisées à d’autres fins que la gestion du droit d’opposition, et seules les données nécessaires à la prise en compte du droit d’opposition seront conservées (par exemple, l’e-mail).

Concernant les statistiques de mesure d’audience :

• Les informations stockées dans le terminal des utilisateurs (exemple : cookies) ou tout autre élément utilisé pour identifier les utilisateurs et permettant leur traçabilité ne seront pas conservés au-delà de 13 mois

• Les nouvelles visites ne prolongeront pas la durée de vie de ces informations

• Au-delà de ce délai, les données seront soit supprimées, soit anonymisées

Dans la limite de leurs attributions respectives, peuvent avoir accès aux données personnelles :

• Le personnel habilité du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques 

• Le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle...) 

• Le personnel habilité des sous-traitants, étant entendu que le contrat signé entre les sous-traitants et le responsable du traitement fera mention des obligations incombant aux sous-traitants en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données (article 35 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée) et précisera notamment les objectifs de sécurité devant être atteints

 

8. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Madame Hélène Hauville, gérante de VIVENDA COMMUNICATION sise 106, rue Cardinet, 75017 Paris, France, est responsable du contrôle et du traitement de vos données personnelles.

Vous pouvez lui adresser toute demande ou question aux coordonnées suivantes :

Hélène Hauville, 106, rue Cardinet, 75017 Paris, France. Ou envoyer un e-mail à contact@on-lebureau.com.

 

9. ACCÈS À VOS DONNÉES PERSONNELLES ET PORTABILITÉ DES DONNÉES

Vous avez le droit de recevoir et d’accéder aux données personnelles vous concernant que vous avez fournies à la SARL VIVENDA COMMUNICATION dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par un ordinateur. Vous avez le droit de transmettre ces données à tout tiers de votre choix. Vos données personnelles traitées par la SARL VIVENDA COMMUNICATION sont accessibles sur simple demande via le formulaire de contact sur le site.

 

10. MISE À JOUR OU SUPPRESSION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Nous vous encourageons à mettre à jour vos données personnelles fournies à la SARL VIVENDA COMMUNICATION si un changement intervient. Vous pouvez le faire en nous envoyant une demande via le formulaire de contact disponible sur le site.

Vous pouvez, à tout moment, contacter le responsable du traitement en vue de demander une rectification/suppression de vos données personnelles.

 

11. DROIT DE RETIRER VOTRE CONSENTEMENT

Certaines activités de traitement par la SARL VIVENDA COMMUNICATION peuvent dépendre de votre consentement. À cet égard, vous serez en droit de retirer votre consentement à tout moment. Le retrait de votre consentement n’affectera pas la légitimité du traitement opéré avant votre rétractation. Si vous retirez votre consentement, la SARL VIVENDA COMMUNICATION et les tiers impliqués dans le traitement des données personnelles cesseront de traiter vos données personnelles. Notez que, à la suite du retrait de votre consentement, la SARL VIVENDA COMMUNICATION risque de ne pas être en mesure de répondre à vos demandes ou de vous fournir ses services.

Vous pouvez également à tout moment nous écrire à contact@on-lebureau.com pour demander à ne plus recevoir d’e-mail de notre part.

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12. DROIT DE RESTREINDRE LE TRAITEMENT ET DROIT DE S’Y OPPOSER

Vous êtes en droit de restreindre le traitement de vos données personnelles si ces dernières ne sont pas correctes ou si le traitement est illicite.

En outre, à tout moment, vous êtes en droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct. Pour ce faire, vous pouvez annuler la réception d’e-mails de notre part en envoyant un simple e-mail à contact@on-lebureau.com.

 

13. UTILISATION PAR LES ENFANTS

Le site web www.on-lebureau.com ne vise pas les enfants, et son intention n’est pas de les attirer. Les mineurs doivent obtenir le consentement exprès de leurs parents ou de leur représentant légal avant de fournir des données personnelles. Si nous apprenons, par un parent ou un représentant légal ou par d’autres moyens, qu’un mineur a fourni ses données personnelles à la SARL VIVENDA COMMUNICATION, nous supprimerons les données personnelles de l’enfant en notre possession.

 

14. MODIFICATIONS APPORTÉES À NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La SARL VIVENDA COMMUNICATION peut modifier ou mettre à jour la présente Politique de Confidentialité lorsque cela est nécessaire pour refléter les changements de la loi, des réglementations ou de la pratique en vigueur. C’est pourquoi nous vous invitons à la consulter périodiquement. La date de la dernière mise à jour apparaît toujours en haut du document.

En cas de modification importante de la présente Politique de Confidentialité, nous vous le ferons savoir en publiant un avis ou en vous envoyant une notification.

 

15. SAISINE DE LA CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL, notamment à partir du site : www.CNIL.fr

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